Hoe krijg je je team mee met automatisering?

De technologie is er. De business case klopt. Maar het team staat niet te springen. Dat is de realiteit bij veel bedrijven die willen automatiseren. Niet omdat medewerkers tegen verbetering zijn, maar omdat verandering onzekerheid met zich meebrengt. Hoe zorg je ervoor dat je team meegaat in plaats van tegenwerkt?

Waarom weerstand normaal is

Mensen die jarenlang op een bepaalde manier werken, hebben daar vertrouwen in opgebouwd. Ze weten hoe het werkt. Ze weten waar de uitzonderingen zitten. Ze hebben hun eigen systeem. Als je dan zegt dat het anders gaat, voelt dat niet als een verbetering. Het voelt alsof je zegt dat wat ze deden niet goed genoeg was.

Dat is zelden de bedoeling, maar het is wel hoe het overkomt als de communicatie niet goed is. Weerstand is geen probleem dat je moet oplossen. Het is een signaal dat je serieus moet nemen.

Begin bij het probleem, niet bij de oplossing

De meeste weerstand ontstaat wanneer automatisering wordt gepresenteerd als iets dat van bovenaf wordt opgelegd. Een nieuw systeem, een nieuwe werkwijze, een nieuw proces. Zonder dat het team begrijpt waarom.

Het werkt beter om te beginnen bij het probleem dat iedereen al kent. Het proces waar het team zelf al maanden over klaagt. De taak die niemand wil doen. De handeling die altijd tot fouten leidt. Als je daar begint, hoef je niet te overtuigen. Het team weet al dat het beter moet.

Wat helpt om draagvlak te creëren

Draagvlak ontstaat niet door een presentatie of een e-mail. Het ontstaat door betrokkenheid en resultaat. Een aantal dingen die in de praktijk werken:

• Betrek het team vanaf het begin. Vraag waar hun frustraties zitten. Laat hen meedenken over de oplossing
• Begin met één proces dat direct voelbaar resultaat oplevert. Dat creëert vertrouwen voor de volgende stap
• Wees eerlijk over wat er verandert en wat niet. Automatisering vervangt geen mensen, het neemt taken over die niemand wil doen
• Geef het team de tijd om te wennen. Grote veranderingen in één keer werken zelden. Stap voor stap wel

Het resultaat spreekt voor zich

De ervaring leert dat de grootste sceptici vaak de grootste voorstanders worden zodra ze merken dat het werkt. Als de calculator ziet dat zijn materiaallijst in de helft van de tijd klaar is. Als de administratie niet meer hoeft na te bellen over werkbonnen. Als de planner één overzicht heeft in plaats van drie systemen. Dan hoef je niemand meer te overtuigen.

Bij Wave AI Solutions betrekken we het team altijd bij het proces. We bouwen oplossingen die aansluiten bij hoe medewerkers werken, niet die hun werkwijze omgooien. Omdat automatisering alleen werkt als de mensen die ermee werken erachter staan.